Uma gestão adequada de documentos permite racionalizar os investimentos na área de documentação e informação e, ainda, ser garante de que a todos os documentos seja dada a atenção e protecção adequadas e, mais, que o seu valor probatório e informativo possa ser recuperado de forma eficaz e eficiente.

Os arquivos encerram uma visão de passado e de futuro e, quando geridos eficazmente, não transportam o peso que é associado à sua denominação mas sim uma utilidade de informação disponível e organizada que se torna útil nos momentos em que é necessária.

As áreas de intervenção propostas são:

• Introdução aos diversos tipos de suportes da informação;

• Análise de vantagens e desvantagens de cada tipo de suporte;

• Técnicas de arquivo;

• Digitalização e tratamento de imagem;

• Gestão da Intranet;

• Modelização do sistema de arquivo.

A estratégia para a implementação do sistema de arquivo inclui o desenho do sistema, a documentação dos mesmos, a conversão dos documentos de arquivo para novos sistemas ou formatos, determinação dos prazos de retenção e tomada de decisões sobre os documentos de arquivo com valor contínuo e estabelecimento de normas e de processos de avaliação e monitorização de desempenho dos sistemas.

As áreas de arquivo são locais em que os 5S's são uma ferramenta de gestão que asseguram a garantia de uma gestão física eficaz dos arquivos.